Validation de l'organisation pour le CMV : explication des exigences en matière de documentation

La validation de l'organisation est une étape essentielle du processus VMC, qui garantit que seules les entreprises légitimes peuvent afficher leurs logos dans les clients de messagerie. Les autorités de certification (AC) utilisent ce processus pour vérifier l'existence légale, l'identité et l'autorité de votre entreprise à utiliser le logo de la marque, la protégeant ainsi contre la fraude et l'utilisation abusive.

• Documents d'enregistrement de l'entreprise : Fournissez les documents officiels prouvant l'existence légale de votre organisation, tels qu'un certificat d'incorporation, une licence d'exploitation ou un enregistrement auprès d'une autorité gouvernementale.
• Vérification du statut actif : L'AC vérifiera que votre entreprise est active et en règle. Pour ce faire, elle peut avoir besoin de rapports annuels récents, de déclarations fiscales ou d'un certificat de bonne réputation délivré par les autorités locales.
• Confirmation de l'adresse physique : Présentez une preuve de l'adresse physique de votre entreprise, telle qu'une facture récente de services publics, un relevé bancaire ou une correspondance gouvernementale. L'adresse doit correspondre à votre dossier d'enregistrement.
• Identification du signataire autorisé : Identifiez la personne autorisée à demander le CMV au nom de votre organisation. Cela peut nécessiter une lettre d'autorisation notariée, une résolution du conseil d'administration ou tout autre document officiel.
• Preuve de propriété du domaine : Démontrez que vous contrôlez le domaine pour lequel le MVC est demandé. Cette preuve est généralement apportée par une vérification par courrier électronique, un enregistrement DNS TXT ou le téléchargement d'un fichier sur votre site web, conformément aux instructions de l'autorité de certification.
• Documentation sur les marques : Fournissez un certificat ou un enregistrement officiel de votre marque déposée, en veillant à ce que le logo corresponde exactement à la marque.

• Organigramme ou structure : Pour les organisations complexes, un organigramme indiquant les relations entre la société mère, les filiales ou les sociétés affiliées peut être nécessaire, en particulier si la marque est détenue par une autre entité.
• Contrats de licence : Si votre organisation n'est pas directement propriétaire de la marque, présentez un contrat de licence officiel accordant les droits d'utilisation de la marque aux fins du CMV.
• Preuves de contrôle de la qualité : Pour les marques sous licence, joignez des documents attestant de la surveillance exercée par le propriétaire de la marque et des dispositions prises en matière de contrôle de la qualité.

• Informations non concordantes : Assurez-vous que tous les documents soumis utilisent le même nom légal et la même adresse que votre marque et votre domaine.
• Documents périmés ou incomplets : Ne fournissez que des documents officiels à jour - les documents périmés ou manquants peuvent retarder l'approbation.
• Autorisation imprécise : Identifiez et documentez clairement la personne autorisée à agir au nom de votre organisation dans le cadre du processus du CMV.